Грузоперевозки онлайн: мнение экспертов

С 1 января 2022 года вступили в силу изменения в федеральные законы «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской Федерации» и «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Главная новинка — переход к электронному документообороту в сфере грузоперевозок и создание для этого всех необходимых законодательных предпосылок.

Перевести грузоперевозки в онлайн — идея, о которой говорили давно. По мнению представителей Минтранса РФ, избавление от лишних бумаг не только соответствует духу времени, но и помогает ускорить сам процесс перевозки грузов.

Согласно основной идее поправок, в электронный вид переведут накладные, заказ-наряды и сопроводительные бумаги — и все цифровые документы будут направляться в единую государственную систему. А все участники перевозок (читай: отправители груза, сами перевозчики и получатели) для работы должны будут заключать договоры с операторами этой системы, имеющими на территории России собственную инфраструктуру и электронные подписи.

Переход будет происходить поэтапно. Так, например, электронная транспортная накладная заработает с 1 марта, а Государственная информационная система от Минтранса начнёт функционировать в сентябре. Окончательную и бесповоротную цифровизацию документооборота в сфере грузоперевозок можно ждать, по мнению власти, примерно к 2030 году.

А пока — узнаем, что по этому поводу думают представители отрасли.

Электронный документооборот и грузоперевозки: предпосылки и плюсы

«Запуск электронной системы документооборота в сфере грузоперевозок обсуждается участниками индустрии уже давно, и в последние годы потребность в ней ощущается всё сильнее. Пандемия и массовый перевод сотрудников на удаленную работу повлияли на консерватизм участников рынка и доказали необходимость внедрения ЭДО в логистике», — рассказывает директор по развитию бизнеса OOO «Гебрюдер Вайсс» (представительство Gebrüder Weiss в России) Николай Гладун.

Эксперимент по переводу бумажных перевозочных документов в электронный формат был анонсирован ещё в 2020 году. В его проведение вовлекли не только Москву и Московскую область, но и несколько регионов — Краснодарский край, Калужскую и Рязанскую области и Республику Татарстан, а сутью стало использование электронных путевых листов и накладных. В ходе экспериментального проекта региональные перевозчики тренировались оформлять документы в электронном виде и пользоваться ими, а госорганы учились работать с цифровыми реестрами в рамках проводимых проверок.

Минтранс признал эксперимент успешным и дал зелёный свет масштабному переходу к онлайн-документообороту в сфере грузоперевозок — уже на территории всей страны.

«Главная цель перехода на электронные перевозочные документы — повышение прозрачности взаимодействия участников цепи поставок и регулирующих органов. В государственную информационную систему Минтранса РФ будут автоматически попадать сведения из электронных перевозочных документов. А в дальнейшем, например, при получении дополнительных разрешений и справок, обмен информацией будет происходить в формате межведомственного взаимодействия», — поясняет руководитель направления развития логистики ООО «Авто-ПЭК» Роман Трофимов.

По словам эксперта, переход к электронному документообороту действительно поможет придать скорости рабочему процессу. Так, на пересылку бумажной версии транспортной накладной уходит от 5 до 30 дней (в зависимости от конечной точки маршрута), а до завершения пересылки оплата невозможна. ЭДО же позволяет транспортной компании поставить свою подпись буквально в течение нескольких минут после завершения перевозки — и значит, практически сразу можно оплачивать.

«На данный момент каждая перевозка сопровождается оформлением большого количества документов на бумажных носителях – причём всеми вовлеченными в процесс участниками. Контрагенты вынуждены пересылать друг другу оригиналы документов на дальние расстояния, что приводит к увеличению сроков их обработки и возможным потерям», — согласен Николай Гладун.

Именно поэтому представители отрасли и все, кто в силу бизнеса вынужден взаимодействовать с перевозками (например, своего товара), единогласно заинтересованы в повышении скорости передвижения как грузов, так и информации.

«Кроме того, переход на электронные документы сделает грузоперевозки безопаснее. Например, в ГИС ЭПД будут доступны все данные об условиях перевозки, отправителе и получателе, об участии в цепи экспедитора, стоимости перевозки с НДС и без НДС, а также многое другое. ЭДО поможет исключить из рынка недобросовестных игроков, так как скрыть часть информации о перевозке уже не будет возможности»,— считает Роман Трофимов.

Возможные минусы и трудности грузоперевозок в режиме онлайн

По словам г-на Трофимова, часть проблемных вопросов, возникавших на экспериментальной стадии и стадии разработки закона, уже снята.

«К примеру, ранее предполагалось, что перед началом перевозки участники обязательно должны пройти верификацию сведений в накладной и получить идентификатор. Без этого нельзя было начать перевозку.  Но если в системе случится сбой, а машина в этот момент будет уже готова к отправлению, возникнет риск простоя.  Сейчас этот вопрос решен.

Так, на этапе опытной эксплуатации, которая начнётся с 1 марта, участникам перевозки не нужно будет получать идентификатор непосредственно перед перевозкой.  Получить заветный ID от Минтранса РФ можно будет заранее, после отправки первого титула с заявкой об участниках перевозки», — поясняет представитель «ПЭК». 

9 января ФНС России утвердила формат, по которому участники перевозки (цепочка из грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя) будут обмениваться данными в электронной транспортной накладной. В неё войдут 4 последовательных титула. Первый из них формирует и подписывает сам отправитель, после чего документ отправляют провайдеру.

Создателем второго титула выступает уже перевозчик, в этот документ электронную подпись ставят и водитель (простую), и руководитель (квалифицированную). Уже при разгрузке получатель оформляет третий титул, заверяя его своей подписью, а перевозчики со своей стороны формируют четвёртый. Информация о каждой из этих процедур автоматически направляется в Минтранс РФ и ФНС России.

«Если обмен информацией будет нарушен, например, из-за нестабильного интернет-соединения, последствия могут стать очень серьёзными. В итоге рейс будет отбракован, а грузоотправитель вынужден ещё раз получать ID Минтранса РФ. Поэтому при переходном периоде важно разработать протокол действий на случай сбоев и ошибок системы», — говорит Роман Трофимов.

Это, пожалуй, подводный камень любой автоматизации. Чем больше функций берёт на себя электронная система, тем более фатальными могут оказаться последствия любого недочёта в её работе. Именно поэтому создатели и разработчики должны уделять максимальное внимание как продумыванию принципа работы нового ПО, так и поиску в нём всех возможных багов. И именно поэтому цифровизация не происходит одномоментно, а требует плавного и поэтапного воплощения в жизнь.

Впрочем, в любой работе имеется и человеческий фактор.

«Системы электронного документооборота меняют задачи сотрудников в целом. С конкретных действий фокус смещается на контроль всего процесса, в то время как рутинная работа по подготовке документов будет возложена на программное обеспечение. Это может вызывать определённое сопротивление со стороны сотрудников, но мир не стоит на месте, и адаптация к новым цифровым процессам неизбежна», — рассуждает Николай Гладун.

Насколько долгим может оказаться процесс перехода к электронным грузоперевозкам?

Обмениваться электронными документами участники цепи перевозок могли и раньше, но при этом водителю необходимо было иметь бумажную копию накладной. В ближайшие годы все бумаги, скорее всего, «отомрут» за ненадобностью.

При этом немало зависит от личной готовности к осуществлению перехода на ЭДО у каждой компании-участника процесса грузовых перевозок.

«В 2020 году ПЭК уже принимал участие в эксперименте Минтранса РФ по тестированию грузоперевозок с электронной транспортной накладной. Сейчас мы совместно с клиентами и партнерами-перевозчиками проводим опытную эксплуатацию IT-решения «Контур-Логистика», которое позволит масштабировать применение электронной накладной», — рассказывает о своём опыте Роман Трофимов. 

«Целью нашей компании всегда была оптимизация бизнес-процессов с учетом внедрения цифровых сервисов. У нас есть возможность использовать в этом деле опыт европейских коллег и применять успешно внедренные решения», — делится Николай Гладун.

В целом же пока непонятно, затянется ли процесс цифровизации, столкнувшись с возможными недочётами в работе электронных систем или с неготовностью участников перевозок, или, наоборот, пройдёт быстрее, чем ожидалось. Но пути назад в любом случае нет: с каждым днём мир, в котором мы живём, становится всё более и более цифровым — и этой участи не сможет избежать хотя бы одна сфера жизни. Остаётся лишь надеяться, что процесс перехода окажется как можно более безболезненным для всех участников перевозочной цепи.

Читайте также: «Движение вверх: проезд по платным дорогам всё дорожает».